PLANEACION Y ELAVORACION DE HOJAS DE CALCULO
datos para ordenarlos y realizar cálculos con ellos. La hoja de cálculo se organiza en
renglones y columnas. La intersección de un renglón y una columna se llama celda.
En las celdas se puede escribir datos de cualquier tipo, por ejemplo: nombres, fechas
o datos numéricos.
ELEMENTOS DE LA PLANTALLA EXCEL
Al entrar en Excel aparecerá la siguiente ventana:
1. Barra de Inicio Rápido
2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
3. Botones de control de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).
4. Fichas de opción. Es la forma de presentar las barras de herramientas.
5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura
se ven todas las herramientas “Formato” incorporadas dentro de la ficha
“Inicio”.
6. Columnas de la hoja.
7. Filas de la hoja.
8. Celda activa.
9. Cuadro de nombres .
10. Asistente para funciones.
11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las
hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.
12. Barra de desplazamiento horizontal que permite trasladar el contenido de forma lateral.
13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje
de “zoom” de forma rápida y precisa.
14. Controles para cambiar la vista de la hoja.
15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.
Características y ventajas de las hojas de cálculo
El uso de hojas de cálculo puede facilitar el manejo de grandes cantidades de datos. Por ejemplo,
se pueden realizar cálculos para una gran cantidad de datos, sin necesidad de hacerlos
uno por uno. Así, se ahorra tiempo. Una hoja de cálculo como Excel, puede servir para:
• Efectuar cálculos.
• Representar valores gráficamente.
• Generar informes.
• Organizar datos.
• Analizar datos.
• Crear escenarios hipotéticos de datos.
• Agregar fórmulas y funciones a los datos de la hoja de cálculo.
• Crear gráficos basados en la hoja de cálculo.
• Crear libros de trabajo que combinen información de múltiples hojas de cálculo.
• Clasificar datos en orden ascendente o descendente.
• Crear resúmenes de datos y listas breves haciendo uso de tablas.
• Utilizar valores de variables para investigar y probar diferentes resultados.
Con Excel puedes introducir información de manera rápida y precisa. Corrigiendo errores sin necesidad de capturar otra vez, la habilidad de cambiar los datos y ver rápidamente los resultados actualizados te proporciona el poder de tomar decisiones para trabajos escolares, estadísticos, de negocios etcétera. Excel proporciona eficaces características para hacer que la información sea visualmente atractiva y más fácil de entender. Puede dar formato a un texto y números con distintas fuentes, colores y estilos para destacarlos. Crear gráficos basados en la información de la hoja de cálculo. Todas las celdas para su ingreso de información se capturan por coordenadas esto es, si deseo introducir un número o valor so deberé hacer en una sola celda por ejemplo, A1, si deseo introducir otro valor será en la B1 o A2, según se dessee.
Planea, introduce, edita y ordena datos
Elementos del área de trabajo de hoja cálculo
• Celda. Es la unidad básica de una hoja de cálculo se forma de la intersección de una
fila con una columna.
• Fila. Son secciones horizontales y se nombran por medio de números arábigos 1, 2,
3... Una hoja tiene 1048576 filas.
• Columna. Son las secciones verticales de una hoja de cálculo y se nombran por
medio de las letras del alfabeto: A, B, C..
Planeación de la hoja de cálculo
Para que una hoja de cálculo sea eficiente, antes de elaborar en la computadora, es importante
realizar lo necesario para hacer una planeación previa en papel, especificando
los siguientes puntos:
1. Determinar el propósito del problema
2. Asignación de un nombre significativo que identifique al problema, debe relacionarse con el contenido de la hoja.
3. Recopilar todos los datos de entrada necesarios para resolver el problema.
4. Determinar que cálculos se van a realizar, las formulas y funciones se requieren para obtener los resultados.
5. Analizar y entender que resultados son los que se quieren alcanzar.
6. Diseñar en una hoja de papel el aspecto deseado para la hoja de cálculo.
Ordena, edita e introduce datos
Estado de una celda
Los estados de una celda se muestran del lado izquierdo de la barra de estado.Cuando las celdas se encuentran en estado de introducir o modificar no se podrán asignar atributos a las celdas, para pasar a modo de listo tendremos que dar clic en el icono de introducir de la barra de formulas, para poder asignar cualquier atributo a la celda.
Ordenar datos
Podemos ordenar los datos de nuestra hoja electrónica de cálculo para verlos y comprender
mejor la información que se presenta, para ordenar los datos debemos realizar el
siguiente procedimiento:
1. Seleccionar los datos a ordenar
2. Ir a la ficha de datos icono de ordenar
3. Aparecerá la siguiente ventana donde seleccionaremos el criterio por el cual queremos ordenar en nuestro ejemplo lo vamos a ordena por calificación de menor a mayor.
FORMATOS
Los formatos son los tipos de datos que puedes capturar en Excel, estos te ayudan a formar
tus datos de acuerdo a como los necesites y se encuentran ubicados en la opción
Inicio> Numero.
Los formatos pueden ser:
• General, son valores numéricos pero no están separados por miles ni decimales.
• Número, son para obtener operaciones con ellos y pueden tener o no decimales.
• Moneda, son para ejecutar precios y pueden ir con decimales o sin ellos pero con el
signo de moneda del país que tu desees.
• Contabilidad, son valores numéricos tipo moneda sólo que el signo de pesos sale cargado
a la izquierda y pueden ir o no con decimales; sirven para hacer cálculos contables
con signos positivos o negativos.
• Fecha, son para formatos de fecha y hay de varios tipos: según desees
con fecha corta, larga con día especificado, etcétera.
• Hora, son formatos para hora con minutos o segundos, cortas o largas.
• Porcentaje, son para valores de signo porcentual.
• Fracción, son para quebrados.
• Científica, cuando son números con dígitos muy largos y necesites
que salga ejemplo con E+002.
• Texto, son para letras o palabras que se capturen en las celdas pudiendo
ser también números pero con los cuáles no se van a hacer
operaciones.
• Especial, son para fórmulas o datos especiales de un escrito esto es,
ejemplo con símbolos de & # etcétera.
• Personalizada, Se puede definir como uno quiera.
GRAFICAS
Gráficos e imágenes
Un gráfico es la representación visual de los datos de una hoja de cálculo que facilita su
interpretación. Sin duda, un gráfico dice más que una serie de datos clasificados por filas
y columnas.
Para insertarse un gráfico en Excel se puede hacer lo siguiente :
• Gráfico incrustado en una hoja normal como cualquier otro objeto.
• Hoja de gráfico añadida a una hoja exclusiva para el gráfico (en las hojas de gráfico no
existen celdas ni ningún otro tipo de objeto).
De igual manera, se puede crear un gráfico de forma manual o con la ayuda del Asistente.
Crear gráficos por el usuario
Antes de insertar un gráfico deberá estar disponible en la barra de herramientas Gráfico.
Para acceder a la misma, debemos ejecutar menú Insertar > Gráfico
Esta barra contiene varios comandos, entre ellos, el tipo de gráfico que permite seleccionar
alguno de los tipos disponibles.
Fórmulas y funciones
Las fórmulas son expresiones alfanuméricas que a través de operandos y operadores permiten
realizar cálculos numéricos como: sumar, restar, dividir, multiplicar, promediar, etc.
para obtener un resultado. Se componen de valores, operadores y direcciones de celda.
Los valores son los números que intervienen; los operadores son los signos de (+, -, *, / ) y
las direcciones de celda, conocidas como referencias de celda, indican la ubicación de los
valores que van a ser parte de la fórmula.
Cuando vas a ingresar una fórmula debes de seguir los siguientes
pasos:
• Posiciona el puntero en la celda donde deseas ingresar la fórmula
y que, a su vez, mostrará el resultado
• Teclea el signo igual (=) para que Excel identifique que se trata
de una fórmula, de lo contrario lo toma como texto
• Escribe los valores y la operación que se va a realizar, por ejemplo:
= 5 * 10 . Si los valores están escritos en la hoja de cálculo,
selecciona dando un clic con el puntero el primer valor, escribe
el operador y selecciona el segundo valor; aparecerá la
dirección de las celdas donde están los valores, por ejemplo:
= A1 * B1
• Presiona enter para que obtengas el resultado
El objetivo de direcciones de utilizar direcciones de celda es
que cuando se tenga que cambiar uno ó varios valores, no sea
necesario volver a introducir la fórmula. En este caso estamos hablando
de valores variables.
Constantes: hacen referencia a valores fijos que se encuentran
dentro de una fórmula.
Variables: hacen referencia a valores que cambian dentro de la
fórmula.
En Excel las operaciones se ejecutan según el siguiente orden:
Protege la hoja de cálculo
Al manejar información debemos tener siempre en cuenta las medidas de seguridad, éstas
son aquellas que evitan que nuestros archivos sean dañados o modificados por personas
ajenas, nos permiten resguardar y proteger la información buscando con esto mantener
la confidencialidad e integridad de la misma, por lo que la información sólo puede ser
modificada por personas autorizadas.
Excel cuenta con una función para proteger las hojas de cálculo para evitar que algún
usuario modifique o manipule los objetos y la información, según las celdas que selecciones,
puedes darle el valor de bloqueada (la cual no se puede editar) o el valor de oculta
(la cual no se puede ver).
Además para proteger nuestra información, podemos aplicar contraseñas de apertura
(solamente personal autorizado puede entrar y modificar la información) y contraseñas
de escritura (se puede abrir el archivo pero no se puede modificar).
No hay comentarios.:
Publicar un comentario